Elif Orta,
Türev Bilişim Danışmanlığı Yöneticisi, ERP Uzmanı
05 Ocak 2012
Yapılan birçok araştırma göstermektedir ki
özellikle orta ve küçük ölçekli kurumlar bazı işlemleri birçok kez
tekrarlamaktadır. Bu mükerrer işlemler sırasında belli başlı sorunlarla
karşılaşmak mümkün. Örneğin sürekli veri girişi yapmak zaman kaybına neden
olmakta. Ayrıca bu girişlerde hata payı yükselmekte. Farklı uygulamalardan
gelen veriler farklı özellikte olacağı için bu verileri bütünleştirip analizler
yapmak elma ile armudu karşılaştırmak gibi kalacaktır.
Başarılı olmak isteyen kurumlar, satın alma
süreçlerini, iş ortakları ve müşterileri ile olan ilişkilerini en doğru ve
etkin biçimde sürdürmek zorunda. Bunların tümü harici operasyonlar gerektiriyor.
Bugün bu kurumların çoğu, güncelliğini kaybetmiş veya gereğinden fazla büyük
uygulamalarla iş yapmaya çalışmakta ve rekabetçiliklerini korumak için yeni
teknolojilere yatırım yapmak zorunda kalmaktadır.
ERP (kurumsal kaynak planlaması), firmanın tüm organlarını
ve şubelerini, departmanlarını ve fonksiyonlarını entegre eden yazılım ve bu iletişimin alt
yapısını sağlayan bilişim teknolojilerinden oluşan bir sistemdir. ERP’nin amacı
organizasyonun bütünleşik bilgi sistemi oluşturmasını sağlamaktır. Güvenilir
Bilgi sistemi için tam zamanında, doğru bilginin edinileceği araçların
oluşturulmasının sağlanması gereklidir.
Erp neden gerekli sorusuna cevap vermek
istediğimizde aşağıdaki maddeleri başlıca unsur olarak sayabiliriz.
•
Verimliliğin
artması,
•
Stok
tutma maliyetinin azalması,
•
Kişilere bağımlı iş takipçiliğinin azalması,
•
Satış
yönetiminin gelişmesi ve Satınalma karlılığının artması,
•
Önceden bilinmeyen gider azaltıcı unsurların ortaya çıkması,
•
İş
başarısının ve Kurum iletişiminin gelişmesi,
•
Kurumsal
bir veri arşivinin oluşması,
•
Esnekliğin
artışı,
•
Veri
güvenilirliği,
•
Veri
tekliğinin oluşması.
* Verimliliğin artması
Erp
sistemleri, departmanların
veri girişindeki tekrarlamaları sıfıra indirgiyerek zaman kazanımını sağlamakta
buna bağlı olarak hata payı azalarak verimliliği artırmaktadır. Kimin hangi
bilgiyi gireceği sonuçta hangi bilgiden sorumlu olacağı tespit edilerek,
çalışanların dolayısıyla departmanların disipline olmasını sağlar.
* Stok tutma maliyetinin azalması,
Siparişe
dayalı üretim yapan şirketlerde Erp sistemleri stok yönetiminde fayda
sağlayarak gereksiz stokların artı maliyetlerine katlanmak zorundalığını
ortadan kaldırır. Bilhassa dağıtık yapıda üretim yapan firmaların stok yönetimi
Erp sistemleri olmaksızın imkansızlaşır. Stokların tek bir merkezi veri
tabanında sağlıklı bir şekilde yer almasıyla gereksiz telefon görüşmeleri ve
personele bağlı kontroller ortadan kalkar.
* Kişilere bağımlı iş takipçiliğinin azalması,
ERP de taşınan bilgi ile iş takipçiliği, farklı farklı kişilerin kendilerinde
olan bilgilerin derlenip toplanması ve aynı veri türü haline getirilmesi gibi
bütünleşik birçok fonksiyonu dolayısıyla zaman kaybını gerektirmediğinden,
otomatik olarak azalacaktır. Yönetici kendine özel menüsüyle verilere takipçisi
olmaksızın anında görebilecek ve müdahale edebilecektir.
* Satış yönetiminin gelişmesi ve
Satınalma karlılığının artması,
Rutin
satış ve satınalma bilgilerinin faturaların üzerinden akmasının sağlanması yolu
ile satış ve satınalma departmanları, piyasa koşullarının daha iyi takipçisi
olabilmekte bu sayede rakabetçi olabilmektedirler. Müşteri ve satıcı veri tabanındaki doneler ile
en uygun şartları sağlayan ayrıcalıklı firmalar tespit edilebilmekte,
verimliliği fazla olan firmalara yönelerek karlılık arttırılmaktadır.
* Önceden bilinmeyen gider azaltıcı unsurların ortaya çıkması,
Bilhassa
dağıtık yapılarda Erp
olmaksızın iş süreçleri birçok telefon hatta fiziksel yol trafiğini
doğurmaktadır. Bütünleşik veri tabanına sahip firmalarda bir adım daha atılarak
kağıtsız ofis yönetimine geçilebilmektedir. Kağıt, toner, printer masraf ve
bakımlarından kurtulan firmaların karlılığı artmakta, gereksiz telefon
trafiğine maruz kalan çalışanın stresi azalmakta, kaliteli zaman kazanımı ile verimliliği artmakta ve
iletişim lojistik giderlerinden fayda sağlanmaktadır.
* İş başarısının ve Kurum
iletişiminin gelişmesi,
ERP ye sahip olan firmalarda, takım çalışması verimliliği artmaktadır. Hangi veriden
kimin sorumlu olduğunun bilinmesi ile iş paylaşımı ve iletişimi artmakta,
böylece projeler daha hızlı gelişmekte Ar-Ge için gerekli zaman ayrılması söz
konusu olabilmektedir.
* Kurumsal bir veri arşivinin oluşması,
Her
firma iş hayatındaki yılları ve dolayısıyla kazandığı tecrübelerle
değerlendirilmektedir. ERP ye sahip olan firmaların kurumsal verileri herhangi artı bir çaba
sarfedilmeksizin kendiliğinden artmaktadır. Bu sayede arşivi oluşan firma,
kişilere bağlı kalmaksızın ölümsüzleşebilmekte hatta ve hatta, kendi
otomasyonunu yaratarak sektöründeki firmalara öncü olarak pazar payını
arttırabilmektedir.
* Esnekliğin artışı,
ERP ye sahip olmayan firmalarda, iş süreçleri ağır işlemekte ve bir veya iki route a
bağlı kalınmakla esnekliğini yitirmektedir. Optimum çözümleri yaratmak amacıyla
Erp sistemine bağlı olarak çalışacak MRP uygulamaları esnekliği artırmakta,
birden çok satış tahminine bağlı olarak bütçelemeler yapılabilmekte, MRP
sistemlerine otomatik iş emri açma, iş emrine bağlı satınalmalar ve lojistik
planları yaptırılarak zaman kazanılmaktadır.
* Veri güvenilirliği,
Erp
sistemlerinin temeli verinin tek bir yerden alınması mantığına dayanmaktadır.
Verinin tek bir havuzda yer alması, ihtiyaç olması halinde diğer havuzlarla
ilişiklenmesi yöntemi ile
veri güvenilirliği artar. Verinin güvenliği sadece kriz anında geriye dönüşü
sağlamak anlamını içermemektedir, diğer önemi ise verinin hangi kişilere ne
yetkide gösterileceği anlamını da taşır. Bir veriyi bir kullanıcı görmeye, bir
diğeri değiştirmeye yetkili olabilir. Bu yetki dağıtımı bir tablodaki alanlara
hatta işlev butonlarına kadar indirgenebilir. Bu imkanı sağlayan Erp
sistemleridir.
* Veri tekliğinin oluşması.
Bütünleşik
veri tabanının sağladığı en önemli faydalardan biri de veriyi tek hale getirmesidir.
Çalışanların kendi bünyesinde tuttukları bilgiler
aynı içeriğe sahip olsalar dahi farklı ayrıntı ve düzeni içerebilmektedir. Erp
sistemleri verinin sahibi ve sorumlusunu belirledikleri için tek bir kaynakta/havuzda
depolanmasını sağlamaktadır. Böylece veri tek hale gelmekte, çalışanlar aynı
veri için ayrı ayrı vakit kaybetmemekte ve hata payı ortadan kalkmaktadır.